Comment se calculent les frais kilométriques en entreprise ?

frais kilométriques

Dans l’exercice d’une fonction professionnelle, le salarié est généralement amené à se déplacer. Ces déplacements sont souvent faits soit avec son véhicule de fonction ou son véhicule personnel. Pour que ces déplacements professionnels ne pèsent pas trop sur l’employé lorsqu’ils sont effectués avec son véhicule personnel, l’administration fiscale a mis en place une indemnité couvrant ces types de dépenses : il s’agit des frais kilométriques en entreprise. Découvrez ici, comment ils se calculent.

Les frais kilométriques : de quoi s’agit-il ?

De manière générale, ils sont définis comme le montant versé à un employé en compensation pour ses déplacements professionnels. Pour bénéficier de cette indemnisation, les traversées doivent être faites dans le cadre de son activité et surtout avec son véhicule personnel.

Hormis les véhicules personnels, sont également pris en compte les déplacements faits avec les moyens de locomotion ci-après :

·        Les motos ;

·        Les scooteurs ;

·        Les vélos.

Ces déplacements englobent souvent les trajets du domicile au lieu de travail et pendant seulement les heures de travail. Les frais kilométriques sont une obligation mise en place par l’administration fiscale à la charge de l’employeur et dans l’intérêt exclusif du travailleur.

Ces frais sont assez avantageux pour le salarié dans la mesure où les indemnités kilométriques ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu. De ce fait, les collaborateurs n’éprouvent aucune difficulté à utiliser leurs véhicules personnels pour accomplir une tâche professionnelle.

Quelles sont les charges prises en compte par les frais kilométriques ?

La compensation kilométrique prend en considération un certain nombre d’éléments. En effet, les frais kilométriques ont été mis en place en vue de satisfaire certains besoins précis du travailleur en lien avec sa tâche professionnelle. Il s’agit entre autres de :

·        L’indemnisation pour la dégradation de la voiture,

·        Frais pour la réparation de la voiture et pour son entretien,

·        Dépenses en pneus et en primes d’assurance,

·        Achat des casques et des protections pour les engins à deux roues.

Cependant, les frais tels que les frais d’acquisition du véhicule, les amendes, les coûts de stationnement, de parking et de péages sont exclus des éléments entrant dans le calcul des frais kilométriques. Ceux-ci peuvent quand même faire l’objet d’un autre type de remboursement à condition de fournir des pièces justificatives.

Comment procède-t-on au calcul des frais kilométriques ?

Pour le calcul, il est primordial de se baser sur les barèmes publiés annuellement par l’administration fiscale. Ces barèmes sont mis à jour chaque année, mais ne changent pas réellement.

En réalité, il s’agit de trois barèmes qui correspondent à un type précis de moyen de locomotion. Ils sont disponibles sur la plateforme de la direction des Finances publiques. Les trois barèmes des frais kilométriques regroupent premièrement les voitures de tourisme, ensuite les scooteurs, les vélomoteurs, et en troisième position les motos et les scooteurs d’une cylindrée dépassant 50 cm3.

Le calcul s’opère selon certaines variables appelées « chevaux fiscaux ». Chaque cheval fiscal fait référence à un quota qui est ensuite multiplié par le nombre de kilomètres parcourus avec le véhicule professionnel. De ce fait, chaque type d’automobile utilisé par le salarié correspond à un quota qui sera multiplié par la distance explorée.

Pour le calcul des frais kilométriques d’une voiture, vous devez multiplier la distance (d) avec les indices du tableau ci-dessus.

Puissance fiscale

Jusqu’à 5 000 km

3cv

D x 0,456

4cv

D x 0,532

5cv

D x 0,548

6cv

D x 0,574

7 CV et plus

D x 0,601

De même, le calcul de la compensation kilométrique pour les motos et autres cyclomoteurs se fait en fonction du barème ci-dessus :

Puissance fiscale

Jusqu’à 3000 km

1 à 2 CV

D x 0, 341

3 à 5 CV

D x 0,404

Plus de 5 CV

D x 0,523

Pour les motos à 2 roues de cylindrée inférieure à 50 cm3, il faut vous baser sur le barème en vigueur.

2 000 km

2 001 à 5 000 km

Plus de 5 000 km

D x 0,272

(D x 0,064) + 416

D x 0,147

Les frais kilométriques pour les vélos sont également calculés. Ce sont les dispositions de la loi du 1er juillet 2015 qui impose aux employeurs le versement d’une compensation kilométrique aux salariés venant au travail avec une bicyclette. Cela a été décidé dans le cadre de la transaction énergétique. Le calcul se fait en multipliant la distance sillonnée par 0,25 euro.

Toutefois, il est important de signaler que cette indemnité a été supprimée depuis le 11 mai 2020. Le versement de cette compensation peut, cependant, continuer pour les employeurs qui la versaient jusqu’à cette date. Les frais kilométriques pour vélo ont été remplacés par le forfait mobilité durable.

En somme, le calcul de ces frais varie notamment en fonction de la distance parcourue par le salarié et du type de véhicule personnel utilisé par ce dernier. De même, les chevaux fiscaux fixés par les différents barèmes ci-dessus évoqués sont très importants pour un calcul idéal. 

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